जापानी “5-एस” पद्धति से कार्यालयों की दक्षता बढ़ाएं

सुशासन एवं नीति विश्लेषण संस्थान देगा कार्यालयों को पुरस्कार 

कार्यकुशलता में वृद्धि होती है । अत: बेहतर कार्य प्रबंधन की शुरूआत सर्वप्रथम संभागायुक्त कार्यालय से ही करें । अटल बिहारी वाजपेयी सुशासन एवं नीति विश्लेषण संस्थान भोपाल द्वारा अच्छे प्रबंधन के लिए सरकारी कार्यालयों को पुरस्कृत भी किया जायेगा । यह बात संभागायुक्त श्री अजातशत्रु श्रीवास्तव ने कमिश्नर कार्यालय के अधिकारियों की एक बैठक में कही । उन्होंने कहा कि संभाग के सभी जिलों में स्थित सरकारी कार्यालयों में गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली स्थापित की जायेगी ताकि वहां आने वाले नागरिकों को बेहतर सुविधा मिल सके । बैठक में संयुक्त आयुक्त श्री एम.एल.त्यागी के अलावा कार्यालय के सभी अधिकारी-कर्मचारी भी मौजूद थे ।किन्हें मिलेगा पुरस्कार

संभागायुक्त श्री श्रीवास्तव ने बैठक में बताया कि सुशासन एवं नीति विश्लेषण संस्थान द्वारा जापानी “5- एस” पद्धति के आधार पर सरकारी कार्यालयों को चार स्तरों पर पुरस्कृत किया जायेगा । यह जापानी पद्धति छँटनी, सुव्यवस्था, स्वच्छता, मानकीकरण और निरंतरता जैसे पांच बिन्‍दुओं पर केन्द्रित है । संस्थान द्वारा पुरस्कार के लिए कार्यालयों के जो चार स्तर निर्धारित किए गए हैं उनमें विभागाध्यक्ष स्तर, जिला कार्यालय स्तर, नगर निगम स्तर तथा राज्य सरकार के सार्वजनिक उपक्रम स्तर शामिल हैं । सार्वजनिक उपक्रम स्तर में मंडल, आयोग, निगम कार्यालय शामिल रहेंगे

कैसे मिलेगा पुरस्कार

यह पुरस्कार 1 फरवरी से 31 जुलाई की छ: माह की कुल अवधि के लिए दिए जायेंगे । इच्छुक कार्यालय जो पुरस्कार प्राप्त करने के लिए अपना पंजीयन अटल बिहारी वाजपेयी सुशासन एवं नीति विश्लेषण संस्थान भोपाल को ई मेल के माध्यम से 15 मार्च तक अपने कार्यालय की जानकारी देकर करा सकते हैं । इस ई-मेल में उन्हें कार्यालय की वर्तमान स्थिति प्रदर्शित करने वाले छ: फोटोग्राफ या वीडियोग्राफी की क्लिपिंग भेजना होगी । इसके छ: माह बाद 31 जुलाई की स्थिति में कार्यालय की व्यवस्था में आये सुधार से संबंधित छ: फोटोग्राफ तथा वीडियो क्लिपिंग के साथ दो पेज का एक आलेख भी भेजना होगा जिसमें छ: माह पूर्व की कार्यालय की स्थिति तथा वर्तमान में आये सुधार की जानकारी देना होगी । प्राप्त प्रस्तावों के आधार पर संस्थान के विशेषज्ञ कार्यालयों से प्राप्त जानकारी का परीक्षण करेंगे तथा मूल्यांकन उपरांत बेहतर कार्य करने वाले कार्यालयों को पुरस्कृत किया जायेगा ।

क्या है “5-एस” पद्धति

संयुक्त आयुक्त श्री त्यागी ने बैठक में बताया कि संस्थान से प्राप्त जानकारी के अनुसार 5-एस पद्धति का जापान में कार्यालय प्रबंधन को बेहतर बनाने में सफल प्रयोग किया गया है । इस पद्धति के अनुसार पांच-S अर्थात SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE के आधार पर कार्यालयों की व्यवस्था में सुधार किया जाता है । जिनका अर्थ क्रमश: छँटनी, सुव्यवस्था, स्वच्छता, मानकीकरण एवं निरंतरता है । इस प्रणाली में अनावश्यक वस्तुओं को छांटकर अलग किया जाता है तथा आवश्यक वस्तुओं का चयन कर उन्हें सुव्यवस्थित किया जाता है । कार्यालय में उपलब्ध उपकरणों, दस्तावेजों व भंडार सामग्री का वर्गीकरण कर उन्हें व्यवस्थित किया जाता है । उपलब्ध रिकार्ड पर लेबलिंग कर दी जाती है ताकि फाइलों को ढूढने में आसानी रहे । कार्यालय में स्वच्छता व साफ सफाई सुनिश्चित की जाती है तथा कार्यालय की अव्यवस्थाओं का कारण पता लगाया जाता है एवं उसे दूर किया जाता है । इस प्रणाली की यह विशेषता है कि उक्त सभी अच्छे कार्यो में निरंतरता रखी जाती है ताकि एक बार किया गया सुधार आगे भी जारी रहे और नागरिकों को कार्यालयों से बेहतर सुविधाएं मिलती रहें ।