पेंशन पत्रों की तैयारी (Preparation of pension papers)
Updated: Mar, 05 2021
Rule 57 of M.P.Civil Services (Pension) Rules, 1976
नियम 57. पेंशन पत्रों की तैयारी (Preparation of pension papers) - जिस तिथि से शासकीय सेवक अधिवार्षिकी पर सेवानिवृत्त होने वाला है अथवा उस तिथि से वह सेवानिवृत्ति पूर्व छुट्टी पर जाता है, जो भी पहले हो, उससे दो वर्ष पूर्व कार्यालय प्रमुख प्रत्येक [प्ररूप 6 क.] में पेंशन - पत्रों को तैयार करने का कार्य प्रारम्भ कर देगा।
[नियम 53 से 56, वित्त विभाग के पत्र क्र. एफ. बी. 6/1/77/नि-2/चार दिनांक 1.2.77 द्वारा विलोपित]
(1)
पेंशन प्रकरणों की तैयारी- शासन निर्देश
पेंशनरों के प्रकरणों का निराकरण उनके सेवानिवृत्त होने की देय तिथि तक न होने से शासन चिंतित तथा सेवानिवृत्त कर्मचारी परेशान हैं।
2. कृपया अधीनस्थ अधिकारियों को यह निर्देश दें कि यदि किसी पेंशन का प्रकरण, उन्होंने उसकी सेवानिवृत्ति के पूर्व तैयार नहीं किया तो उनके खिलाफ कार्यवाही होगी।
3. पेंशनरों के प्रकरण पूर्ण करने के लिये क्या-क्या करना चाहिये, उसकी चेक लिस्ट संलग्न परिशिष्ट (1) में बताई गई है। महालेखाकार कार्यालय को भेजे गये प्रकरणों में जो सामान्य अपूर्णताए पाई गई हैं वे संलग्न परिशिष्ट -2 में बताई गई है। यह कार्यालय प्रमख का दायित्व है कि सभी प्रकरण चेक लिस्ट मुताबिक पूर्ण कर ही भेजें और खामियों की पूर्णता की ओर विशेष ध्यान दें।
4. यह आवश्यक है कि पेंशन प्रकरण कर्मचारी के सेवानिवृत्ति के दो वर्षपहले ही शुरू कर दिये जाएं।
5. पेंशन संचालनालय द्वारा अचानक निरीक्षण किये जाने पर यदि कार्यालय प्रमुख (हेड ऑफ आफिस) की लापरवाही देखी जाती है और शासन के सामने आती है तो उनके विरुद्ध कठोर कार्यवाही की जाएगी।
[वित्त विभाग क्र. 908/1190/नि-6/चार/86, दिनांक 9-7-1986]
संलग्न : 2
ANNEXURE - 1
Requirement for Finalisation of Pension Cases
1. Pension form appropriate to the case
(a) Form 6 alongwith Form 7
OR
(b) Form 17 alongwith From 18 in case of family pension.
2. Service Book.
3. Memorandum of average emoluments reckoned for pension (in case of (1) (a) above)
4. Two speciment signatures duly attested by Gazetted Government servant or in the case of pension of the beneficiary, as the case may be, not litrate enought to sign his/her name, two slips bearing the left hand thumb and finger impression duly attested by a Gazetted Officer.
5. Three copies passport size joint photograph duly attested by the Head of the Office (in the case (1) above).
OR
Two attested copies of passport size photograph of the beneficiary duly attested (in the case of (1) (b) above).
6. Two copies showing the particulars of height and identification marks duly attested (for self or beneficiary as the case may be.)
7. Nomination for DCRG.-
8. Consent for recovery.-
9 No demand certificate.- [With reference to (1) (a) above, in the case of submission of the case before retirement, it is to be sent subsequently.]
10 Last pay certificate- [With reference to (1) (a) above, in the case of submission of the case before retirement, it is to be sent subsequently.]
11 No event certificate.- [With reference to (1) (a) above, in the case of submission of the case before retirement, it is to be sent subsequently.]
12. Declaration regarding non receipt of Pension and DCRG.
13. Family details in Form 3.
14. Allocation of Pension/DCRG.
15. Details of anticipatory pension/DCRG paid and a certificate of stopping further payment in respect of payment outside Madhya Pradesh.
16. In the case of invalidation pension, Medical Certificate to be attached.
ANNEXURE - II
General deficiencies noticed while checking pension cases
1. Date of birth either not noted or if noted it is corrected struck off, overwriting, done, etc. which is not attested. The procedure laid down in Rule 84 of MPFC Vol. 1 Not followed properly.
2. Service verification certificate not recorded in the Service book for some period thereby creating gaps in service.
3. Pay fixation not got checked.
4. Pay regulation not recorded properly, in accordance with the approved pay fixation
5. Service book does not contain nomination for DCRG.
6. Family details not correctly furnished.
7. Date of birth of the children not authenticated.
8. Following documents not found attached -
(a) No demand certificate
(b) Last pay certificate
(c) No event certificate not received even after the event.
(d) Consent for recovery.
(e) Declaration regarding non receipt of pension/DCRG
(f) Details of anticipatory pension/gratuity.
(g) Name of Treasury where payment is desired.
(h) Residential address of the pensioner.
9. Medical certificate in Form 22 is generally not sent with, the case in case of invalid pension.
पेंशन प्रकरणों के साथ म.प्र. शासन वित्त विभाग क्र. 908-1190/नि-6/चार/86, दिनांक 9-7-1986 सहपठित अनुपूरक कागजात और दस्तावेजों के मॉडल प्रारूप -
सेवानिवृत्ति पेंशन/मृत्यु-सह सेवानिवृत्ति उपदान/उपदान की गणना का पत्रक
|
सेवानिवृत्त होने वाले पेंशन के सम्बन्ध में -
(1) जन्म दिनांक ..................................................
(2) शासकीय सेवा में प्रवेश का दिनांक .......................
(3) सेवानिवृत्ति का दिनांक .......................................
(4) कुल सेवाकाल .........वर्ष .......... माह ........दिन …..
(5) अर्हकारी सेवाकाल .............................................
(6) शुद्ध अर्हकारी सेवाकाल .......................................
(7) औसत उपलब्धि ................................................
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औसत उपलब्धियों का विवरण
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दिनांक से
दिनांक तक
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अवधि वर्ष
माह दिन
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दर
रु. पै.
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कुल
उपलब्धि रु. पै.
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(1)…………
(2)…………
(3)…………
(4)…………
(5)…………
(6)…………
(7)…………
(8)…………
(9)…………
(10)……….
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………………
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………………
………………
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………………
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(8) औसत उपलब्धि (स्वीकार्य) ………………………………
(9) सेवानिवृत्ति -वेतन ... …….………………………………
(10) कुटुम्बनिवृत्ति - वेतन .....………………………………
[वित्त विभाग क्र. 1963/सी.आर./3/4/चार/2, दिनांक 17-8-1966]
(11) मृत्यु-सह-सेवानिवृत्ति उपदान …………………………..
(12) स्वीकार्य सेवानिवृत्ति उपदान …………………………..
(13) स्वीकार्य कुटुम्ब निवृत्ति उपदान ..........………………..
(14) स्वीकार्य मृत्यु-सह-सेवानिवृत्ति उपदान ………………...
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सेवानिवृत्ति वेतन तथा उपदान अधिक विकलित/भुगतान होने पर उसे वापस लौटाने से सम्बन्धित घोषणा -पत्र
मैं एतद्द्वारा घोषित करता हूँ कि मुझे जो सेवानिवृत्ति वेतन/उपदान स्वीकृत किया जायेगा, उसमें मुझे जो नियमानुसार पात्रता होगी, उससे अधिक यदि पाया जावेगा तो वह अधिक धन, मुझसे चाहा जाने पर वापस लौटा दूंगा।
समक्ष
| ………………………. | (……………………) |
| आवेदक पेंशनर | |
|
(हस्ताक्षर)
नाम/पद…………..
|
|
| (प्राधिकारी) | दिनांक…........................ |
स्थाई पता सम्बन्धित घोषणा-पत्र
श्री/श्रीमती/कुमारी………………(पेंशनर)………….का सेवानिवृत्ति के उपरान्त स्थाई पता-……………
समक्ष
| …………………………. | …………………………. |
| …………………………. | हस्ताक्षर |
| हस्ताक्षर | आवेदक/पेंशनर |
| नाम/पद प्राधिकारी…………………. | नाम/पद………………… |
| दिनांक.......................... |
सेवानिवृत्ति योग्य अर्हकारी-सेवा होने का प्रमाण - पत्र
प्रमाणित किया जाता है कि श्री/श्रीमती/कुमारी (पेंशनर)..............................
पद...........कार्यालय ............... विभाग................ की अर्हकारी सेवा…………..…
.............वर्ष.............माह……..दिन……….. की होकर वह सेवानिवृत्ति योग्य है।
| हस्ताक्षर................... | (………………..) |
| स्थान...................... | हस्ताक्षर................... |
| दिनांक.................... | नाम/पद…………….. |
| (प्राधिकारी) |
सेवानिवृत्ति वेतन/पेंशन/उपदान संवितरण करने/प्राप्त करने हेतु स्थान/कोषालय के नाम का घोषणा -पत्र
श्री/श्रीमती कुमारी...............................
पद……........कार्यालय..............विभाग............ का सेवानिवृत्ति वेतन/पेंशन/उपदान संवितरण करने (प्राप्त करने) का स्थान/कोषालय।
स्थान………………..
कोषालय…………….
| समक्ष | (………………..) |
| …………………….. | हस्ताक्षर पेंशनर/आवेदक |
| नाम/पद (प्राधिकारी) | नाम/पद……………. |
| दिनांक..................... |
शासकीय बकाया धनराशि पेंशन/उपदान में से काटकर वसूल किये जाने की सहमति का घोषणा पत्र
(1)
मैं एतदद्द्वारा अपनी सहमति प्रदान करता हूँ कि यदि कोई शासकीय धनराशि मुझसे लेना शेष हो तो वह मेरे सेवानिवृत्ति-वेतन/उपदान में से काट कर वसूल/जमा कर ली जाए ।
| समक्ष | (………………..) |
| …………………….. | हस्ताक्षर पेंशनर/आवेदक |
| नाम/पद……………. | |
| दिनांक..................... |
ऋण/अग्रिम की बकाया राशि की वसूली का सहमति पत्र का प्रारूप घोषणा -पत्र
[म.प्र. शासन वित्त विभाग ज्ञापन क्र. ई. 4/11/86/नि-5/चार, दिनांक 30-10-86]
(II)
मैं (नाम)........................................ (वर्तमान पद अथवा सेवानिवृत्ति पदनाम) .................... विभाग/कार्यालय …................... सहमति देता हूँ कि मुझे जो गृह निर्माण/भवन क्रय अग्रिम शासन द्वारा स्वीकृत किया गया था, उसकी पूर्ण वसूली विभागीय लेखों के अनुसार हो चुकी है। यदि विभागीय गणना तथा महालेखाकार की गणना से राशि में कोई अंतर आता है या कोई चूक दृष्टिगोचर होती है और राशि वसूली योग्य पाई जाती है तो वह राशि में एक मुश्त जमा करने को तैयार हूँ। यदि बताई गई राशि मेरे द्वारा जमा नहीं की जाती है तो मध्यप्रदेश शासन को पूर्ण अधिकार होगा कि वह ऐसी राशि मेरी पेंशन पर देय राहत की राशि से एक मुश्त] अथवा सुविधाजनक किश्तों में वसूल कर ले तथा भविष्य में इसके लिये मुझे या मेरे उत्तराधिकारी को कोई आपत्ति नहीं होगी।
दिनांक....................
| साक्षी (पूर्ण पता सहित) | आवेदक के हस्ताक्षर ……………. |
| 1……………………. | पूरा नाम………………………… |
| 2……………………. | वर्तमान पता……………………. |
पूर्व में सेवानिवृत्ति वेतन/पेंशन/उपदान प्राप्त नहीं किया उस बाबत घोषणा -पत्र
मैं एतद्द्वारा घोषित करता हूं कि मैंने न तो इसके पूर्व कोई सेवानिवत्ति - वेतन/पेंशन/उपदान मिलने का आवेदन-पत्र ही दिया है, न ही मैंने किसी प्रकार का सेवानिवृत्ति- वेतन/पेंशन/उपदान प्राप्त किया और न ही मैं बिना किसी पूर्व संदर्भ दिये किसी प्रकार का सेवानिवृत्ति-वेतन/पेंशन/उपदान प्राप्त करूंगा।
| समक्ष | (………………..) |
| (…....................) | हस्ताक्षर |
| (हस्ताक्षर) | पेंशनर/आवेदक |
| नाम/पद (प्राधिकारी) | नाम/पद.................. |
| दिनांक.................... |
फोटोग्राफ अभिप्रमाणन
श्री/श्रीमती/कुमारी/विधवा..........................
नाम/संयुक्त नाम/पद............................... का अथवा (सपत्नीक संयुक्त) पासपोर्ट साइज अभिप्रमाणित छायाचित्र (फोटोग्राफ)
| अभिप्रमाणित | (……....................) |
| (……....................) | हस्ताक्षर |
| (हस्ताक्षर) | आवेदक/पेंशन |
| नाम/पद (प्राधिकारी) | दिनांक................ |
विभागीय जांच लम्बित नहीं होने (No Enquiry) का प्रमाण-पत्र
प्रमाणित किया जाता है कि श्री/श्रीमती/कुमारी................ पद…………...
कार्यालय............. विभाग............. के विरुद्ध किसी प्रकार की कोई विभागीय जाँच लम्बित नहीं है।
| (.........................) | (.........................) |
| हस्ताक्षर | (हस्ताक्षर) |
| आवेदक/पेंशनर | कार्यालयप्रमुख/विभागाध्यक्ष/ |
| नाम/पद………… | नियुक्तिकर्ता प्राधिकारी |
| दिनांक……………... |
सेवानिवृत्त होने वाले/पेंशनर के प्रमाणित नमूने के हस्ताक्षर/अंगूठे के निशान
श्री/श्रीमती/कुमारी...............पद.................कार्यालय ..............विभाग................के नमूने के हस्ताक्षर/अंगूठे के निशान
(1) ............................
(2) ………………..…
(3) ...........................
| राजपत्रित अधिकारी द्वारा अभिप्रमाणित | स्थान....................... |
| (…………………………) | दिनांक…………….. |
| हस्ताक्षर | |
| नाम/पद (अभिप्रमाणिकर्ता प्राधिकारी) |
सेवानिवृत्त होने वाले पेंशनर की व्यक्तिगत पहचान के चिन्ह
(Height and Identification Marks)
श्री/श्रीमती/कुमारी............ कद (ऊंचाई).........
मीटर............सेन्टीमीटर..........पद..........कार्यालय.........
विभाग..................... के व्यक्तिगत पहचान के चिन्ह
(1) .............................
(2)………………........
| समक्ष | (...........................) |
| (...........................) | हस्ताक्षर |
| हस्ताक्षर | आवेदन/पेंशन |
| नाम/पद (अभिप्रमाणिकर्ता प्राधिकारी) | (आशिक्षित का अंगूठा निशान) |
[(...............) म.प्र. शासन वित्त विभाग क्र. ई 4/11/86/नि-5/चार, दिनांक 27-4-87 द्वारा प्रतिस्थापित।]
सेवानिवृत्त होने वाले पेंशनर के परिवार के सदस्यों की सूची का घोषणा-पत्र
श्री/श्रीमती/कुमारी…………………....... पद.............................................. कार्यालय ………………..... विभाग…………………..की सेवानिवृत्ति के सम्बन्ध में उसके परिवार के सदस्यों का विवरण -
|
अनुक्रमांक
(1)
|
परिवार के सदस्यों के नाम
(2)
|
सेवानिवृत्ति व्यक्ति से रिश्ता
(3)
|
उम्र
(4)
|
|
1.
2.
3.
4.
|
………………………….
………………………….
………………………….
………………………….
|
|
|
(2)
सेवानिवृत्ति, शासकीय सेवकों के पेंशन प्रकरणों के साथ अन्तिम वेतन प्रमाण-पत्र/अदेय प्रमाण-पत्र की आवश्यकता-शासनादेश
सेवानिवृत्त कर्मचारियों के पेंशन प्रकरणों के शीघ्र निराकरण के सम्बन्ध में महालेखाकार, म.प्र. ग्वालियर कार्यालय में संपन्न हुई समीक्षा बैठक में, महालेखाकार द्वारा, शासन के ध्यान में यह बात लाई गई है कि कई मामलों में कार्यालय-प्रमुखों द्वारा सेवानिवृत्त कर्मचारियों के पेंशन प्रकरण आडिट कार्यालय को सम्बन्धित कर्मचारी की सेवानिवृत्ति के पर्याप्त समय पश्चात् भेजे गये हैं। जबकि पेंशन नियमों के नियम 59 (2) के अनुसार पेंशन प्रकरण सेवानिवृत्ति के एक वर्ष पूर्व भेजे जाना चाहिये थे। सेवानिवृत्ति के पर्याप्त समय पश्चात् भेजे गये पेंशन प्रकरणों को भेजते समय, अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र, एवं अदेय प्रमाण-पत्र (No Demand Certificate) प्रकरण के साथ नहीं भेजे जाते हैं जिससे मामलों के निराकरण में विलम्ब होता है। ऐसे प्रकरण भी दृष्टिगोचर हुये जहां कर्मचारी की सेवानिवृत्ति तिथि के 2-3 वर्ष पश्चात् जो पेंशन प्रकरण महालेखाकार कार्यालय को भेजे गये उसके साथ भी अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र एवं अदेय प्रमाण-पत्र संलग्न कर नहीं भेजे गये हैं। सेवानिवत्ति के दो-तीन वर्ष पश्चात भेजे जाने वाले पेंशन प्रकरणों के साथ अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र एवं अमाँग प्रमाण-पत्र न भेजे जाने की स्थिति, साधारणतया नहीं रह चाहिये। सेवानिवृत्त शासकीय सेवकों के पेंशन प्रकरणों के साथ ये प्रमाण-पत्र न भेजे जाने से भुगतान प्राप्त करने में अनावश्यक विलम्ब होता है जो उचित नहीं है।
2. पेंशन प्रकरणों के निराकरण में विलम्ब न हो इस हेतु वित्त विभाग के ज्ञापन क्रमांक 908/1190/नि-6/4/86, दिनांक 9-7-1986 के संलग्न परिशिष्ट में इन अभिलेखों का विवरण दिया गया है जो पेंशन प्रकरणों के साथ भेजना आवश्यक है। परिशिष्ट -1 के सरल क्रमांक 9 एवं 10 में क्रमशः (No Demand Certificate एवं Last Pay Certificate) भेजने का उल्लेख है तथा ऐसे पेंशन प्रकरण जो कर्मचारी के सेवानिवृत्त होने के पर्याप्त समय पश्चात प्रेषित किये जाते हैं उसके साथ यह अभिलेख होना चाहिये। जहां पेंशन प्रकरण का निराकरण शासकीय कर्मचारी के सेवानिवृत्ति के पूर्व किया जाता है, वहाँ यह अभिलेख कोषालय द्वारा प्राप्त करने का उल्लेख किया जा सकता है। पेंशन प्रकरणों के त्वरित निराकरण हेतु समय-समय पर प्रसारित निर्देशों की ओर ध्यान आकर्षित कर अनुरोध है कि उक्त ज्ञापन में दी गई व्यवस्था का कठोरता से पालन कराया जावे।
[वित्त विभाग क्र. एफ. बी. 6-2-87/नि-2/चार, दिनांक 5 जून, 1987]
संदर्भ - वित्त विभाग का ज्ञापन क्र. 908/1190/नि-6/चार/86, दिनांक 9-7-1986 एवं ज्ञापन क्र. एफ. बी. 6/2/87/नि-2/चार, दिनांक 5-6-1987।
सेवानिवृत्त शासकीय कर्मचारियों के पेंशन प्रकरणों के साथ अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र भेजे जाने के सम्बन्ध में आवश्यक निर्देश वित्त विभाग के सन्दर्भित ज्ञापनों द्वारा प्रसारित किये गये हैं।
2. सेवानिवृत्त शासकीय कर्मचारियों के पेंशन प्रकरणों के शीघ्र निराकरण के सम्बन्ध में महालेखाकार म.प्र. ग्वालियर कार्यालय में सम्पन्न हुई समीक्षा बैठक में महालेखाकर ने अवगत कराया है कि विभागीय अधिकारी, ऐसे पेंशन प्रकरणों में जो सेवानिवृत्ति के पश्चात् महालेखाकार कार्यालय को पी. पी. ओ/जी. पी. ओ जारी करने के लिये भेजे जाते हैं, उनके साथ अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र तथा अदेय प्रमाण-पत्र (नो-डिमांड सर्टिफिकेट) नहीं भेजते हैं। ऐसे मामलों में जहां पेंशन प्रकरण, सेवानिवृत्ति के पूर्व विनिश्चित समय सारणी के अनुसार, महालेखाकार को भेजे जाते हैं वहां तो यह प्रमाण-पत्र पेंशन प्रकरण के साथ संलग्न नहीं किये जा सकते क्योंकि तब तक कर्मचारी सेवानिवृत्त नहीं हुआ होता है, किन्तु जहां सेवानिवृत्ति के पश्चात्, और कई प्रकरणों में पर्याप्त समय पश्चात, भेजे जाते हैं तब भी उपरोक्तानुसार प्रमाण-पत्र प्रकरण के साथ विभागीय अधिकारी नहीं भेजते। फलस्वरूप महालेखाकार को पी. पी. ओ/पी. पी. ओ. इस प्रतिबंध के साथ जारी करना पड़ता है कि ये अभिलेख भुगतान के पूर्व कोषालय पर प्राप्त किये जावें। जो कर्मचारी अपनी पेंशन का भुगतान राज्य के बाहर के कोषालय से लेते हैं उनके मामलों में पेंशन प्रकरण का निपटारा उक्त प्रमाण-पत्र महालेखाकारों को प्राप्त होने के पश्चात् ही किया जा सकता है।
3. सेवानिवृत्त शासकीय कर्मचारियों के पेंशन प्रकरणों के अविलम्ब निराकरण हेतु और कोषालय में पेंशन-ग्रेच्युटी के भुगतान में अनावश्यक विलम्ब की स्थिति को टालने के लिये यह आवश्यक है कि समस्त विभागीय अधिकारी यह सुनिश्चित करें कि ऐसे प्रकरणों में वहाँ अन्य आवश्यक अभिलेख एवं प्रपत्रों के साथ अंतिम वेतन प्रमाण-पत्र (एल. पी. सी.) एवं अदेय प्रमाण-पत्र (एन. डी. सी.) अवश्य भेजा जाया करें ताकि फिर इस अभिलेखों को कोषालय पर प्राप्त करने की आवश्यकता न रहे व पेंशन के भुगतान प्राप्त करने में पेंशनभोगी को विलम्ब न हो।
4. पेंशन प्रकरणों के त्वरित निराकरण हेतु समय-समय पर प्रसारित निर्देशों की ओर ध्यान आकर्षित कर अनुरोध है कि उक्त ज्ञाप में दी गई व्यवस्था का कठोरता से पालन किया जावे।
[वित्त विभाग ज्ञापन क्र. एफ. बी. 6/2/88/नि-2/चार, दिनांक 31-7-88]